Un programa de facturación organiza y automatiza el proceso de facturación. Esto te ayuda a que la recolección de pagos sea oportuna, consistente y se reduzcan los errores a causa de la entrada manual de datos. Entre la amplia variedad de industrias que emplean programas de facturación se incluyen:
- Proveedores de servicios públicos y telecomunicaciones.
- Arquitectos.
- Autónomos.
- Empresarios profesionales como servicios legales o médicos.
El mercado de programas de facturación tiene una variabilidad especialmente alta, sobre todo si consideramos la forma en la que los mercados verticales difieren. Algunas organizaciones optan por facturar por horas, otras facturan por porcentaje al finalizar un proyecto. El proceso de facturación en sí, está relacionado con cómo una empresa presenta su imagen a los clientes, por lo que también hay un grado de gestión de relaciones involucrado.
Pero eso es solo el comienzo de las diferencias entre estas aplicaciones. Entre algunos otros factores que afectan las necesidades de facturación podemos mencionar:
- Método de transmisión de la factura.
- Plazo de cobro de pagos.
- Procesamiento de pagos atrasados.
No es fácil encontrar un programa que se adapte a todas estas categorías de manera adecuada para un comprador en particular, pero esta guía puede ayudarte en tu proceso de selección.
Características de un programa de facturación
Debido a la variedad de industrias atendidas, la mayoría de los proveedores ofrecen sistemas personalizables que pueden admitir varios modelos comerciales, estructuras de precios y tipos de pago. Como tal, las características pueden variar significativamente con respecto a la organización en particular para la que el programa esté destinado.
Por ejemplo, es común que en los bufetes de abogados se facture el tiempo dedicado a trabajar en un proyecto, mientras que en otras organizaciones, como una empresa de fabricación, se cobra a un cliente por la entrega de bienes o artículos tangibles.
Para las empresas que utilizan el tiempo como medida principal de facturación, necesitan un programa que pueda realizar un seguimiento del tiempo a medida que se completa el trabajo para que los profesionales no tengan que adivinar el total de horas registradas en un proyecto.
En cuanto a las empresas que facturan a los clientes sobre la entrega final de bienes, deben asegurarse de que el programa pueda rastrear el estado de un producto a medida que avanza desde el establecimiento comercial hasta el lugar de envío.
Algunas capacidades comunes de los sistemas de facturación son:
- Seguimiento del tiempo.
- Asignación de tarifas según proyecto, empleado, tarifa plana o por hora.
- Personalización de facturas con el logotipo de la empresa y condiciones de pago.
- Envío de facturas.
- Configuración de facturas únicas o recurrentes.
- Software de pago en línea.
- Recordatorios de pago.
- Aceptar pagos en línea mediante tarjetas de crédito, transferencias bancarias o pasarelas de pago.
- Generación de estados financieros, informes de gastos, pedidas y ganancias, pagos cobrados, antigüedad de las cuentas y más.
¿Qué tipo de comprador eres tú?
Por supuesto, los diferentes tipos de compradores deberán considerar distintos aspectos de un programa de facturación al momento de la compra. Por ejemplo, los propietarios de pequeñas empresas pueden necesitar un sistema de facturación más personalizable en función de sus necesidades.
Estos son los principales tipos de compradores de programas de facturación:
- Compradores independientes: Exigen un alto nivel de personalización y flexibilidad en sus sistemas de facturación. Estos compradores a menudo se centran más en la facturación que en otros procesos comerciales y pueden necesitar simplemente un sistema independiente.
- Compradores de sistemas integrados: Otros compradores, por el contrario, necesitan un módulo de facturación que sea parte de un sistema de contabilidad más grande. Estos compradores prefieren una experiencia de software holística, en la que los módulos de facturación puedan registrar automáticamente los pagos cobrados en la parte de cuentas por cobrar del libro mayor.
- Compradores muy singulares: Estos compradores tienen sistemas de facturación tan únicos que necesitan herramientas diseñadas exclusivamente para sus industrias. En los casos más extremos, estas empresas necesitan construir su propio sistema o subcontratar a un tercero para el trabajo personalizado. Las empresas de servicios públicos suelen trabajar de esta forma.
Beneficios y potenciales problemas
Un sistema de facturación exitoso presenta los siguientes beneficios:
- Menos retraso en los pagos: Al optimizar tus necesidades de facturación con un programa adecuado, descubrirás que es mucho más fácil cobrar los pagos a tiempo.
- Da una imagen profesional: Con un buen sistema de facturación, puedes presentar una imagen de empresa respetable. La mayoría de los sistemas admiten logotipos personalizados y otras mejoras estéticas en facturas y documentos de pago.
Los problemas potenciales con la facturación involucran principalmente errores humanos y problemas de flexibilidad del sistema. Si bien un programa de facturación logra minimizar el error humano, no lo elimina por completo. En segundo lugar, un sistema que carece de suficiente flexibilidad puede causar problemas de organización.